In het leven van vandaag is het stellen en halen van deadlines een belangrijk onderwerp omdat het helpt om ervoor te zorgen dat het werk tijdig wordt voltooid en dat projecten op tijd worden voltooid.
Wanneer deadlines niet worden gehaald, kan dit leiden tot vertragingen in projecten en tot gemiste kansen.
Om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald, is het belangrijk om voor elk project een tijdlijn te maken en de afzonderlijke taken te identificeren die moeten worden voltooid om het doel van het project te bereiken.
Wat is een deadline?
Een deadline is een datum waarop iets afgerond moet zijn. Het kan een opdracht, een project of zelfs een betaling zijn.
Wanneer er een deadline is, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat u zich hiervan bewust bent en dienovereenkomstig plant. Als je de deadline niet haalt, kunnen er consequenties zijn.
Een student kan bijvoorbeeld een deadline hebben om een opdracht in te leveren of een bedrijf kan een deadline hebben om een voorstel in te dienen.
Als de deadline niet wordt gehaald, kunnen er consequenties zijn zoals een lager cijfer op de opdracht of het kwijtraken van het contract.
Wat betekent deadline en waar komt het woord vandaan?
Het betekent dat er een tijdslimiet voor iets is, en als je het dan niet doet, heb je een probleem.
Als je bijvoorbeeld om 17.00 uur een rapport moet inleveren en het pas om 18.00 uur inlevert, krijg je een slecht cijfer omdat je de deadline niet hebt gehaald.
Oorspronkelijk werd het gebruikt in de gevangenis. Er werd een doodslijn getrokken. Als je als gevangene ging, zat je letterlijk doorzeefd met kogels. Dus dat klinkt niet erg prettig.
Waarom gebruiken wij deadlines?
Deadlines zijn belangrijk omdat ze ons helpen ons te concentreren op wat we moeten doen en ervoor te zorgen dat alles op tijd wordt gedaan.
Zonder deadlines zou het moeilijker zijn om bij te houden wat er moet gebeuren en wanneer het moet gebeuren.
Hieronder een aantal concrete voordelen van het gebruik van deadlines en de voordelen in de praktijk:
- Het zorgt voor meer duidelijkheid;
- Daarmee zorgen deadlines er ook voor dat je een betere planning kan maken
- Het geeft duidelijkheid binnen jouw organisatie of afdeling
- Alle partijen weten zo waar ze aan moeten voldoen en kunnen betere afspraken maken
- Het voorkomt vrijblijvendheid en gemakzucht;
- Zodoende hebben deadlines ook invloed op het verhogen van de werkprestaties
Deadlines brengen ook voorwaarden met zich mee
Deadlines zijn voorwaarden waaraan moet worden voldaan om een opdracht tijdig in behandeling te kunnen nemen.
Zo kun je deadlines net als doelen die je stelt ”SMART” maken:
- Specifiek: aangeven wat er precies gedaan dient te worden.
- Meetbaar: het is meetbaar wat er op de dag van deadline precies voltooid moet zijn
- Acceptabel: alle partijen dienen in te stemmen dat de deadline aanvaardbaar is
- Realistisch: de deadline moet haalbaar zijn.
- Tijdgebonden: spreek een duidelijke datum en tijd af.
Als je geen goed plan hebt, kun je je deadline niet halen. Dit komt omdat je geen duidelijk idee hebt van wat je moet doen en wanneer je het moet doen.
Lees hier meer over smart doelen stellen>>
Zorg dus voor een goede planning, maar ook voor een goede communicatie
Het (maken) van een goed plan voor jezelf kan daarbij helpen door te weten wat je deadlines zijn.
Als je weet welke activiteiten wanneer afgerond moeten zijn, kun je een lijst maken om zelf in te plannen.
Door de taak te organiseren volgens de deadline, weet je wanneer je moet beginnen. Plan niet te krap op elkaar, zodat je ruimte hebt om te manoeuvreren.
Als het erop lijkt dat u uw deadline niet haalt, praat dan met de persoon die op de informatie wacht voordat een scenario zich voordoet, dat niet gewenst is.
Misschien kan een collega helpen, of misschien begrijpt je na overleg dat het probleem zich van de ene op de andere dag oplost en geen inspanning vereist.
Ook problemen worden voorkomen wanneer de communicatie goed is
Praten met mensen is altijd een prachtig instrument. Het kan namelijk zo zijn dat er iets verkeerd loopt, terwijl dit helemaal niet noodzakelijk kan zijn en voorkomen kan worden.
Iemand stelt bijvoorbeeld een deadline zonder te weten wat er nodig is om deze te halen. Het kan ook zijn dat een deadline niet haalbaar is omdat de benodigde informatie op dat moment niet beschikbaar is.
Wanneer er geen overleg is zal je nooit tot deze feiten komen. Hierdoor is het ook belangrijk dat werknemers zich assertief opstellen.
Een gezonde balans tussen werk en rust is erg belangrijk
Het belang van een gezonde balans tussen werk en rust kan niet genoeg worden benadrukt, vooral als je naar een deadline toe werkt.
Langdurige perioden van overwerk kunnen leiden tot vermoeidheid, wat weer kan leiden tot verminderde productiviteit en een verhoogd risico op het maken van fouten.
Het is daarom belangrijk om gedurende de dag regelmatig pauzes in te plannen en ervoor te zorgen dat je jezelf voldoende tijd gunt voor een goede nachtrust.
De rol van de leidinggevende bij de deadline
De manager zorgt ervoor dat de deadline wordt gehaald door de voortgang van het project te bewaken en zo nodig in te grijpen.
Dit kunnen taken zijn zoals het aanpassen van planningen, het bieden van ondersteuning of middelen en het oplossen van problemen.
Door scherp te blijven, kan de manager ervoor zorgen dat het project op schema blijft en de deadline haalt. Hij bewaakt dus eigenlijk de voortgang.
Voortgangsbewaking
Voortgangsbewaking is een proces van de manager of leidinggevende en is vaak een belangrijk onderdeel van het stellen en halen van deadlines.
Het stellen van goede deadlines is een kunst, maar het halen van deadlines hangt af van het bewaken van de voortgang.
Het is belangrijk om bij het bewaken van de voortgang:
- Om dingen bespreekbaar te maken
- Controles uit te voeren of iedereen op schema loopt volgens de planning
- Zorgen voor een proactieve houding binnen het team
- Knelpunten en lastige situaties in kaart brengen;
- Bijsturen op deze punten en situaties waar nodig (met oplossingen komen)
- Goede feedback geven
Hoe kan een manager deze rol positief invullen?
Om iedereen scherp te houden bij het halen van een deadline, kan een manager positieve bekrachtiging gebruiken in de vorm van beloningen of erkenning.
Dit kan helpen om medewerkers te motiveren en ervoor te zorgen dat ze productief werken aan het doel.
Bovendien kan een manager specifieke deadlines voor verschillende taken vaststellen, zodat werknemers een duidelijk beeld hebben van wat er van hen wordt verwacht en wanneer het moet worden voltooid.
Stress minimaliseren bij het behalen van een deadlines
Een manier om stress bij het halen van deadlines tot een minimum te beperken, is door het werk op te splitsen in kleine, beheersbare taken.
Op deze manier kunt u zich op één taak tegelijk concentreren en voelt u zich niet zo overweldigd.
Een andere manier om stress te verminderen, is door de dag heen korte pauzes te nemen, zodat je niet non-stop aan het werk bent.
Zo kun je bijvoorbeeld om het uur even 5 minuten pauzeren (lees lopen, kletsen) om weer wat rust in je hoofd terug te brengen.
Zorg er ten slotte voor dat je realistische deadlines voor jezelf en je team stelt en geef jezelf voldoende tijd om de taak te voltooien. Dit hebben we hierboven natuurlijk uitgebreid uitgelegd.
Hoe herken je stress binnen een team als je toewerkt naar een deadline?
Wanneer mensen naar een deadline toe werken, kan het stressvol zijn om erachter te komen wie wat doet en wanneer alles gedaan moet worden.
Een manier om stress binnen een team te herkennen, is door te kijken hoe mensen met elkaar communiceren. Als mensen schreeuwen of boos lijken, kan dat een teken zijn dat ze zich gestrest voelen.
Een ander teken van stress kan zijn als mensen helemaal niet met elkaar praten.
Meer symptomen van stress herkennen, ook op individueel niveau?
Beste lezer, wij zijn Team Mindsetking en we bestaan uit de groep schrijvers die je kunt vinden op onze ''over ons'' pagina. Wij publiceren voornamelijk op basis van onze eigen ervaring, wetenschappelijk publicaties en diepgaand onderzoek naar het onderwerp in kwestie. Heb je vragen? Je kunt ons bereiken via contact@mindsetking.nl.